Hoy día, priorizar tareas y cumplir tiempos parece imposible. En un mundo en el que la inmediatez prima y todo se convierte en algo urgente y necesario; diferenciar, categorizar y organizar es algo inviable.
Esta situación explica que cada vez existan nuevas herramientas que nos ayudan a priorizar y atacar por orden de importancia real. En este sentido, vemos cómo crear un cronograma de proyecto es uno de los recursos más útiles para lograrlo.
¿Qué es un cronograma?
Un cronograma es una hoja de ruta que nos permite tener una visión global del proyecto y, con ello, tener una perspectiva más precisa de cada una de las tareas que tenemos que desempeñar, así como la persona responsable en la ejecución de las mismas y el tiempo necesario para llevarlas a cabo junto con el momento justo para realizarlas.
En este sentido, se trata de tener una disposición más visual de todo lo que conlleva un proyecto para establecer una estimación real en cuanto a recursos, tiempos y equipo necesario para ponerlo en marcha de la manera más productiva y eficiente posible.
¿Cómo crear un cronograma?
Para crear un cronograma de proyecto, necesitamos seguir una serie de pasos que nos permitirá ir definiendo y delimitando cada uno de los aspectos a tener en cuenta:
Tareas: identificar las principales y necesarias para el proyecto siguiendo un orden cronológico y lógico, marcando tiempos objetivos y realistas de inicio y fin para cada una de ellas.
Plazos: para marcar tiempos es necesario prever todo lo necesario para llevar a cabo las acciones marcadas anteriormente, así como los inconvenientes que puedan surgir durante el proceso para actuar con rapidez.
Boceto: una vez tengamos definidas las tareas y el plazo necesario para realizarlas, debemos tener en cuenta la complejidad del proyecto para que, con ello, podamos crear un primer esbozo del cronograma.
Estructura: desglosar de manera detallada cada una de las fases con sus correspondientes tareas, responsables y tiempos, nos evitará la duplicidad de trabajos.
¿Qué ventajas tiene el cronograma?
Simplificación de tareas: con una visión global del proyecto, podemos valorar la complejidad de las tareas y, estableciendo de primera mano todo lo necesario para llevarlas a cabo, agilizar tiempo en el momento de ejecutarlas.
Optimización de recursos: anticipándonos a todo lo que pueda surgir podemos valorar la necesidad real de herramientas.
Trabajo en equipo: los cronogramas fomentan el trabajo colaborativo en el que cada uno de los integrantes es igual de importante y necesario para el desarrollo completo del proyecto.
Seguimiento: tener una planificación inicial nos permite mantener un control continuo a lo largo del proceso que nos permitirá saber en qué punto nos encontramos y, con ello, saber si vamos bien o, por el contrario, han surgido imprevistos en el camino y tenemos que actuar de manera alternativa.
¿Qué desventajas tiene el cronograma?
Como todo, tiene su parte buena y otras menos buenas que también debemos tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la creación, diseño y planificación del cronograma. En este sentido, no debemos olvidarnos de:
Tiempo de planificación: crear un cronograma en condiciones requiere de un tiempo previo para hacerlo bien y que sea útil para el equipo.
Cambios imprevistos: aunque tengamos una visión global del proyecto, existe la posibilidad de que ocurran imprevistos no contemplados a los que tendremos que enfrentarnos de la mejor manera posible.
Rigidez: si detallamos con excesiva precisión todas las fases del proyecto, dificultamos nuestro margen de maniobra ante posibles cambios.
Actualización: una vez puesto en marcha la producción del proyecto es posible que tengamos que hacer reajustes en el plan inicial conforme a las situaciones que se van dando.
Aparte de esto existen numerosas técnicas de gestión de proyectos que nos pueden ayudar a ser más eficaces durante el proceso. Asimismo, podemos complementar la organización del proyecto con un planteamiento diferente que haga de nuestro proyecto algo más disruptivo, a través del design thinking.
