A pesar de que el teletrabajo se está imponiendo cada día más como forma de organización laboral, todavía son muchas las empresas en las que sus empleados acuden cada jornada a su puesto de trabajo. Dado que pasamos un tercio de nuestra jornada en el mismo, adoptar buenas costumbres y pautas nos ayudará a conseguir mejores resultados, con un menor esfuerzo personal y una mayor eficiencia profesional.
Afortunadamente, esta nueva filosofía de trabajo en remoto que se está implantando está suponiendo un cambio positivo y progresivo de la figura del empleado. Poco a poco, se está ganando autonomía y flexibilidad, combinando la vida profesional y la personal y, aunque al principio parecía contradictorio, los estudios y los hechos demuestran el aumento de la productividad y satisfacción de los empleados.
Sin embargo, hay que admitir que acudir al trabajo, ya sea a diario o de forma puntual, nos permite reforzar la cohesión y sensación de comunidad. Sentir la cercanía y la energía de los compañeros proporciona sentimiento de unión y de equipo.
Quizás lo más acertado sea combinar ambas formas de trabajo y así aumentar el rendimiento y la eficacia de los empleados, además de poder ganar en calidad de vida.
Algunas pautas y consejos que nos ayudarán a mejorar en nuestro día a día
Trabajar en la oficina seguirá siendo algo habitual en nuestro entorno laboral, aunque vayamos adoptando en la medida de lo posible el teletrabajo, por lo que nos centraremos de manera breve en algunos errores que casi todas las personas cometemos en mayor o menor medida. Ser conscientes de ello es el primer paso para poder mejorar.
-No saber manejar las emociones negativas. En algún momento de nuestras vidas todos atravesamos por una situación delicada (salud, famila, estrés…) que llega a afectarnos tanto en lo personal como en lo profesional. Como consecuencia, resulta complicado abstraernos y aparcar esa situación cuando estamos en nuestro puesto de trabajo. Sin embargo, esto puede resultar contraproducente al generar una mayor preocupación y estrés.
Para manejar este tipo de problemas, muchas empresas disponen de talleres de coaching, (internos y externos) que pueden ayudar a gestionar este tipo de situaciones y poder adoptar las medidas necesarias para encontrar soluciones adecuadas a cada persona, a cada situación. En muchas empresas ya existen servicios de atención psicológica a empleados y dentro de la PRL ya se evalúan los riegos psicosociales.
-Gestión errónea de prioridades. En numerosas ocasiones, cuando nos encontramos en el trabajo atendiendo alguna tarea importante, de repente nos llega un email y dejamos todo lo que estamos haciendo para leerlo. Aunque a priori pueda parecer lo correcto, lo cierto es que esto conlleva la ralentización del trabajo, además de la pérdida de concentración ante lo que estábamos haciendo. Saber determinar prioridades es esencial para un mejor rendimiento.
-Gestión del email. Si pudiéramos contabilizar la cantidad de horas mensuales que pasamos enviando y/o recibiendo correos, quizás la cifra podría sorprendernos. A menudo, hacemos un uso erróneo de esta práctica y esencial herramienta de comunicación, cayendo en la multiplicación de correos en un hilo de mensajes infinitos.
Evitar esto requiere en muchos casos simplemente que descolguemos el teléfono, hablemos con la persona indicada y posiblemente resolvamos todas nuestras dudas en un momento, ahorrando tiempo y energía, la nuestra y la de los demás.
-Gestión de tareas. Resulta común que utilicemos nuestro propio cerebro como “bloc de notas”. Siempre pensamos que estará todo ahí cuando al día siguiente volvamos a la oficina y encendamos el ordenador. Sin embargo, no somos máquinas y es muy probable que algo se nos escape si no tenemos una lista de tareas con sus correspondientes plazos y compromisos de ejecución. La solución sería que cada día y cada semana establezcamos una lista de tareas pendientes, así evitaremos fiarnos únicamente de nuestra memoria y que se nos vayan quedando temas en el olvido.
-Evitar distracciones. A la hora de estar en el trabajo rodeados de compañeros, es fácil que nos nazca de forma espontánea mantener conversaciones sobre temas laborales o personales con las personas que están a nuestro alrededor. Esto es positivo, porque denota que hay un ambiente agradable, sin embargo, no podemos dejar que este tipo de comunicación (adicional a nuestro ámbito laboral) ocupe gran parte de nuestra jornada. Lo más adecuado es que escojamos momentos como la comida, el café, un descanso o la espera entre reuniones, para conversar con nuestros compañeros.
-La importancia del feedback. Cuando estamos en el trabajo, solemos dar por hecho que todos estamos informados de todo, pero no siempre es así. De forma periódica, ya sea a diario o semanalmente, debemos reunirnos con nuestros compañeros para poner en común nuestras tareas, hacer estatus, definir carga de trabajo y de pioridades. Es importante que todos estemos al tanto de lo que están haciendo nuestros compañeros. Siempre puedes aprender de los proyectos y de la forma de trabajar de los demás para poder aplicarlo a tu propio día a día.
-No parar el flujo de papel. Cuando trabajamos desde casa, somos capaces de llegar al final de la jornada sin haber impreso ni un solo papel y sin que esto haya supuesto ningún obstáculo en el desempeño de nuestras funciones. Sin embargo, cuando nos encontramos en la oficina, de forma inconsciente, imprimimos documentos a veces de manera innecesaria, por facilidad, para realizar nuestras tareas. Deberíamos concienciarnos y llevar a la práctica la filosofía “oficina sin papel”. Para ello, tenemos que digitalizarnos cada día más, optar por archivar en la nube, trabajar con facturas electrónicas, revisar documentos a través de nuestro ordenador emplazando notas sobre un pdf, etc.
Si ponemos rigor y conciencia en los detalles que acabamos de describir, lograremos conseguir una excelente comunicación interna y, sobre todo, conseguiremos que nuestra forma de trabajar sea lo más eficiente posible.
