PROGRAMA DE ACOGIDA PARA EL TELETRABAJO

El proceso de Onboarding tiene comienzo el primer día de incorporación de un empleado a su nueva empresa. Este protocolo trata de ayudar a los colaboradores a adaptarse a su nuevo entorno de trabajo para que puedan desempeñar sus funciones de manera más cómoda y efectiva. En los últimos años se ha convertido en una de las prioridades para los profesionales de recursos humanos en el momento de recibir a nuevos empleados, por su alta efectividad en la mejora en el rendimiento y por su efecto en la retención del talento.

Cada vez, más empresas se dan cuenta de que no se puede dejar a los nuevos empleados sin asesoramiento los primeros días. Es necesario preparar su llegada para que comprendan el funcionamiento de la compañía, conozcan a sus compañeros y se familiaricen con su lugar de trabajo. Por el contrario, hay muchas empresas que todavía no toman en serio este proceso, que debe involucrar a la gerencia y otros empleados y que puede durar hasta 12 meses, ya que no están dispuestas a hacer esta fuerte inversión en tiempo y recursos.

Si hablamos de organizaciones que contratan trabajadores remotos, este proceso de acogida se hace todavía más necesario. Las compañías que contratan empleados para teletrabajo se enfrentan al desafío de crear un proceso de incorporación que cumpla los objetivos de una acogida presencial y que genere el mismo nivel de engagement que tiene un empleado que entra  cada mañana por la puerta de las oficinas de la empresa.

En el caso de empresas presenciales, dar la bienvenida a sus nuevos empleados en persona hace que sea más fácil; pueden responder dudas, dan a conocer a los miembros del equipo y pueden tener una idea de cómo interactuarán entre sí. No tener oportunidades para vincularse a través de reuniones en persona no es la situación más ideal para un nuevo empleado, pero hay formas de preparar un programa de incorporación para empleados remotos que minimice las desventajas de la descentrelización.

Estas son algunas de las mejores prácticas para incorporar empleados remotos e integrarlos en la cultura de empresa. Algunas de ellas se ayudan de las nuevas tecnologías, pero otras no:

Conexiones cara a cara

En el caso de que no se pueda llevar el empleado remoto a la sede durante la primera semana de orientación, deberemos usar la videoconferencia y software de mensajería interna para presentar el nuevo integrante del equipo a sus compañeros de trabajo. La videoconferencia permite a los empleados mantener contacto visual y observar expresiones faciales que son importantes para la comunicación interpersonal y para consolidar relaciones personales.

Conocer las Instalaciones

También es importante que los trabajadores virtuales tengan una idea de cómo respira y opera su organización, hasta que sea posible conocer las instalaciones. Si la compañía ya tiene imágenes o videos del interior de sus oficinas, se pueden preparar recorridos virtuales que brinden a los trabajadores remotos una idea del entorno de la empresa. Un recorrido virtual que permita a los recién incorporados ver a sus compañeros de trabajo en acción puede ayudar a reducir la sensación de aislamiento.

Establecer horarios

En este mundo tan globalizado vemos, cada vez más, que tanto compañías internacionales como grandes empresas, comienzan a contratar empleados sin importar la parte del mundo en la que viven. Debemos tener en cuenta a los empleados remotos que viven en lugares e incluso zonas horarias diferentes. Por ello hay que elaborar un horario de disponibilidad idóneo para que el empleado pueda asistir sin problemas a las reuniones del equipo.

Documentación

Debemos proporcionar al nuevo empleado documentación sobre su proceso de incorporación para que pueda consultarlo en busca de respuestas y orientación siempre que lo necesite.

No solo debemos comunicar el proceso de Onboarding, sino que tenemos que verificar que los nuevos empleados entienden sus tareas y los sistemas informáticos que utilizarán en su trabajo. Es bueno detallar al inicio de la incorporación los próximos proyectos en los que van a encontrarse, los líderes que tiene la organización y el acceso a los recursos compartidos de los empleados.

Establecer expectativas

Debemos comunicar claramente nuestras expectativas a los nuevos empleados, mediante un documento o un portal de comunicación, antes de que estos comiencen a trabajar. La incorporación de empleados con una imagen clara de sus funciones es la base de las contrataciones exitosas. Tanto la empresa como el trabajador remoto deben tener claros los valores de la compañía, los objetivos del equipo y las metas individuales. También deben establecerse plazos para las revisiones y los hitos de cada proyecto.

¡Hay que hacer equipo!

Debemos asegurarnos de que el resto del equipo acepta a la nueva contratación, para ello tenemos que conectar al nuevo empleado con sus líderes y con los miembros más veteranos del equipo en una relación supervisada. Además, estos ayudarán a que el empleado comprenda mejor los objetivos y valores de la empresa.

Es importante que los nuevos empleados se conviertan en una parte funcional del equipo. Al presentarles a otros miembros del equipo y comunicarles dónde acudir en busca de ayuda, construiremos relaciones que son importantes para la satisfacción laboral y el rendimiento.

Refinar el proceso de incorporación

Debemos revisar el impacto y resultados del Onboarding en cada nuevo proceso que implementemos. Documentar y evaluar cómo reaccionan al proceso de incorporación los empleados nuevos y los existentes. Descubrir qué funciona mejor para la incorporación de trabajadores remotos consultando a aquellos que han tenido experiencias similares.

Después de que los nuevos trabajadores remotos hayan estado en sus trabajos por un tiempo, debemos preguntarles si les aportó ayuda la estrategia de incorporación. Al evaluar y mejorar constantemente el proceso de incorporación, podemos ayudar a los trabajadores remotos a adaptarse fácilmente a sus nuevas funciones y mejorarlo para futuras contrataciones remotas.

La incorporación de cualquier nueva contratación es importante, pero las contrataciones remotas proporcionan desafíos especiales (y oportunidades) en la construcción de nuestros equipos.

Trabajar de forma remota puede ser un desafío para aquellos acostumbrados a un espacio de trabajo compartido tradicional, por lo que debemos hacer todo lo posible para asegurarnos de que los nuevos empleados virtuales se sientan lo suficientemente cómodos. Los empleados remotos que sienten una conexión con su empresa estarán más motivados para causar una impresión positiva.