La tecnología ha contribuido a hacer más fácil el día a día, tanto a empresas como a trabajadores en estos momentos de teletrabajo. Los beneficios que nos está aportando son considerables, ya que gracias a ellos estamos pudiendo realizar nuestro trabajo desde cualquier lugar.
Desde hace unos años, el teletrabajo ha sufrido un crecimiento importante a nivel global. A medida que esto se ha hecho más visible, el sector tecnológico ha ido adaptando sus herramientas, creando nuevas y perfeccionando las existentes para poder ofrecer mejores prestaciones a las empresas, y todo ello, para proporcionar mayor simplicidad, comodidad y utilidad al usuario que va a realizar su trabajo desde otro lugar.
Para lograr esa digitalización, las empresas han tenido que invertir considerables recursos financieros para poner a disposición de los empleados los medios necesarios para desarrollar su función a distancia. Esa inversión se centra en dos tipos de recursos:
– Medios tecnológicos tangibles: aquellos recursos que podemos tocar como, por ejemplo, un ordenador portátil, un móvil, una tablet, etc.
– Medios tecnológicos intangibles: se trata de recursos informáticos que necesitaremos, como aplicaciones informáticas, servidores de recopilación de información, antivirus, etc.
La unión de ambos tipos de medios es lo que nos permite realizar las gestiones pertinentes con total seguridad desde un lugar diferente. Ambos se complementan, porque disponer de un ordenador sin la herramienta de correo electrónico no nos serviría de nada, al igual que tener contratado un antivirus pero sin un dispositivo electrónico al que implementárselo.
Estos medios son muy importantes y necesarios, y las empresas deben garantizar los recursos a los empleados para que puedan realizar su trabajo, pues son numerosos los beneficios que aportan al continuo y correcto de las actividades de la empresa.
Beneficios del uso de medios electrónicos
- Mantener una comunicación fluida: partiendo de la base de que la comunicación es completamente diferente a la habitual durante el teletrabajo, necesitamos recurrir a plataformas o herramientas que nos permitan poder seguir realizando dicha labor con nuestros compañeros. Gracias al smartphone o al ordenador, a través de cualquier app de llamada, como Skype, tenemos la posibilidad de tener una conversación en tiempo real y así mantener una comunicación constante.
- Compartir información relevante (en la nube): Dropbox, OneDrive, SharePoint… tan solo son algunas de las herramientas que tenemos a nuestra disposición para compartir información relevante desde cualquier dispositivo electrónico.
- Disponer de documentos en constante actualización: cuando estamos realizando proyectos en conjunto, podemos acudir a programas como Google Drive o Microsoft Word, en los que tenemos la posibilidad de compartir documentos y escribir en ellos, dejando constancia de nuestras impresiones. De esta forma, en todo momento, el equipo podrá consultar la información actualizada.
- Realizar reuniones virtuales grupales: ahora que nuestro lugar de trabajo ya no es la oficina, debemos mantener la comunicación con nuestros equipos y para ello, tenemos una gran variedad de herramientas para realizar reuniones virtuales a gran escala como, por ejemplo, Microsoft Teams.
- Tener la posibilidad de disponer todo en diferentes dispositivos: sincronizando las aplicaciones de los diferentes dispositivos electrónicos, dispondremos de toda la información en cualquiera de ellos.
Estos beneficios son posibles gracias al avance de la tecnología, en este caso en concreto, al de las herramientas tecnológicas enfocadas al trabajo. Y es que, sin ellas, en estos momentos no podríamos estar realizando el trabajo desde cualquier lugar.
No obstante, a la hora de usar estos medios, tenemos que tener cuidado y darles un buen uso, sabiendo cuál utilizar en cada caso que pueda plantearse.
Prioridades a la hora de usar los medios electrónicos
– Antes de realizar una llamada, piensa realmente si debes hacerlo. Quizás un email sea suficiente para tratar el asunto. En caso de enviar un email, que sea breve, conciso y con un asunto clave. En momentos con muchos emails, evita que alguno se pueda “colar”.
– A la hora de comunicar algo a diferentes personas, piensa bien quiénes están involucrados en el asunto y, posteriormente, ponte en contacto con ellos.
– Apóyate en las diferentes herramientas de las que disponemos, no infravalores un mensaje que puedas enviar por mensajería instantánea en lugar de mandar un email.
– Si quieres compartir un documento de gran peso, evita el correo electrónico; es preferible hacerlo a través de las plataformas adecuadas.
– Fija una reunión semanal con tus compañeros y responsables. Realiza vídeollamadas para mantener un contacto más cercano y así poder seguir manteniendo ese feeling, que no todo se reduzca a emails.
Tenemos muchos recursos que poder manejar, pero saber cuál utilizar en cada momento y hacer un buen uso de ellos serán la clave para ser más eficientes teletrabajando.
Como dijo Sir Arthur C.Clarke, escritor y científico británico: “Cualquier tecnología suficientemente avanzada es equivalente a la magia”. Y es que las facilidades que nos dan las herramientas informáticas parecen sacadas de un libro de fantasía de hace unos años. Porque todo parece mágico, aunque ya estemos bastante acostumbrados al uso de tecnologías y herramientas cada día más avanzadas, más eficientes, gracias al desarrollo e implantación de nuevas aplicaciones, podemos llevar a cabo nuestro trabajo desde cualquier parte del mundo. No es algo… ¿increíble?
