DIRECCIÓN DE EQUIPOS EN TIEMPOS DE TELETRABAJO

En muchas compañías, el teletrabajo era ya un proceso analizado, pactado, medido, justificado e implantado con el apoyo de la dirección, los responsables y las organizaciones sociales de las empresas. Esta consolidación es un hecho demostrado gracias a los estudios realizados por importantes empresas consultoras y por los pilotos de las primeras implantaciones de este proceso, aportando, como veremos, grandes ventajas y algunos inconvenientes.

Las ventajas de esta forma de trabajar son múltiples, desde el ahorro de tiempo y dinero en los desplazamientos de los empleados, siempre que estos utilicen el transporte individual, hasta una mayor flexibilidad y tiempo para la conciliación, aumento de la productividad, reducción del absentismo laboral y, sobre todo, la generación de bases de confianza, de responsabilidad y de compromiso entre el empleado y la compañía.

Sin embargo, también conlleva ciertos inconvenientes, como la desmaterialización del espacio y del entorno de trabajo, el individualismo, una cierta desvinculación con el resto de personas y hasta de la propia compañía, así como una mayor dificultad en el aprendizaje. Esto se debe principalmente a la pérdida del apoyo y conocimiento del equipo y/o de los responsables, que pueden estar más centrados en la ejecución de las tareas en el corto plazo, llegando a perder de vista proyectos más longevos.

Ahora bien, a las condiciones propias del teletrabajo se añaden las del confinamiento, como las de compartir el espacio con el resto de la familia, la ansiedad por la situación laboral y social, la desaparición de fronteras y horarios en casa, la gestión del tiempo familiar y laboral… Pero quizás los mayores inconvenientes provienen de los propios comportamientos sociales de los responsables y de los empleados.

El empleado, al estar más distanciado de los círculos de poder y decisión, en otras palabras, del jefe, puede llegar a sentir una cierta invisibilidad, un anonimato y una pérdida de influencia, en cierto sentido perjudicial para su carrera, no porque no se vea el trabajo, sino quién lo realiza. Para el responsable, la ejecución de las tareas es lo más importante, por encima de cómo y quién lo ejecuta.

El responsable, el jefe, también ve inconvenientes en esta nueva forma de trabajar, pues debe acostumbrarse a dirigir equipos a distancia, a generar y transmitir confianza y a confiar a su vez en el buen hacer de los empleados. Sin embargo, siente que su poder, su influencia y su liderazgo también pueden verse mermados, ya que su papel como referente se difumina y puede llegar a desaparecer.

Por ello, la organización de las tareas y equipos, la motivación y la comunicación son esenciales en este nuevo entorno.

Utilización de los canales adecuados

Vivimos en una sociedad omnicanal y por lo tanto tenemos que saber distinguir cuál es el más adecuado al momento y la situación. Es una cuestión de equilibrio.

• El email es un excelente soporte a nivel individual y de equipo, pero no es el único, aunque sea cómodo y asegure la trazabilidad. El aspecto a tener en cuenta es el de controlar el flujo en el envío poniendo en copia únicamente a las personas estrictamente necesarias, con el fin de evitar las largas cadenas y la recepción de emails innecesarios.
• La llamada telefónica es idónea para asuntos que requieran poco tiempo y rápida ejecución, para la resolución de dudas o puntualizaciones.
• La vídeollamada es otro canal obligatorio, porque nos permite mantener una cierta presencia física, personalizando el contacto siempre y cuando no se abuse en exceso. La creación de chats es indispensable para agrupar a las personas que trabajan sobre un mismo proyecto utilizando todas las herramientas disponibles para compartir la información.

Organización del trabajo

Si al final queremos obtener buenos resultados y ser eficientes, debemos empezar por planificar una buena organización. Y aunque a lo largo del proyecto y del trabajo siempre van a surgir imprevistos, estos serán más fácilmente resueltos si partimos de una base.

• Tener en cuenta la carga de trabajo individual y del resto del equipo para equilibrar esfuerzos y evitar sobrecargas que penalizan y comprometen los resultados.
• Ser conscientes de fortalezas y debilidades buscando siempre el equilibrio, adjudicando las tareas a las personas más competentes en cada caso y tratando de buscar las personas y equipos de apoyo para las personas que lo necesiten.
• Realizar una planificación lo más ajustada posible a la realidad y a las circunstancias, de manera clara para que todas las personas puedan visualizar el estado y la evolución de los proyectos, para corregir los posibles desvíos y realizar los ajustes necesarios.
• Coordinar esfuerzos y personas, ya que el resultado final depende de que cada persona realice correctamente la tarea que le ha sido encomendada y sea consciente del trabajo del resto del equipo.
• Supervisar las tareas a medida de los avances para detectar errores y evitar la repetición y/o acumulación de los mismos, ya que en algunos casos un error, por pequeño que sea, puede acarrear importantes consecuencias.
• Compartir la información y el conocimiento, ya que en la dispersión perdemos ese contacto personal y la inmediatez en la respuesta a las dudas y del trasvase de conocimiento de los más a los menos expertos.

Comunicación y motivación

En el teletrabajo, y más en las condiciones actuales, tenemos que ser conscientes del nuevo entorno y de las condiciones materiales y anímicas en las que están inmersas las personas. Por ello, es necesario:

• Saber gestionar los momentos y los tiempos,pues las personas no están solas en casa y tienen que gestionar su trabajo y lograr que además sea compatible con el de los demás miembros de la familia.
• Crear espacios y momentos de comunicación para tomar el pulso de las personas y equipos, favorecer el espíritu de equipo frente a la deriva individual, detectar estados de ánimo o de estrés, inculcar un espíritu positivo, compartir momentos agradables, laborales o no, y buscar la complicidad generando confianza, responsabilidad y compromiso.
• Gestionar dudas y/o conflictos con agilidad ya que, en la dispersión, actuar con rapidez es esencial para que un pequeño problema, una pequeña duda, no se transforme en un conflicto y tenga un impacto no deseado sobre la propia persona y sobre el resto del equipo.

Esperamos que estos consejos te ayuden a llevar a cabo una mejor gestión del trabajo y de las personas, en beneficio de todos.