El flujo de información en las empresas se está atragantando en las bandejas de entrada de correo y esto está generando que se acumule demasiada información en un mismo canal. Por ese motivo, ha surgido la necesidad de establecer una comunicación interna fluida y eficaz en las empresas. ¿Cómo? Apoyándonos en las nuevas herramientas o programas empresariales que están surgiendo a raíz de la digitalización y que sirven para hacer más sencillas las gestiones empresariales y agilizar los procesos internos, favoreciendo la comunicación entre los empleados de una misma compañía.

Entre ellas, encontramos Yammer, una herramienta que pertenece al paquete de Office 365 y que sirve para conectar a miembros de los diferentes equipos de una misma compañía con el objetivo de compartir contenido y lograr que todo el mundo participe, creando así una comunidad interna dentro de la empresa.

Yammer permite realizar diferentes acciones en su plataforma, muchas de ellas similares a las que podríamos encontrar en cualquier red social actual, como por ejemplo:

• Crear grupos para generar comunidades donde los miembros puedan compartir ideas o publicaciones e interactuar.
• Comentar y reaccionar a las publicaciones.
• Seguir a otros compañeros y ver sus publicaciones.
• Crear un evento virtual para que la comunidad pueda formular preguntas y participar en directo o ver la grabación más tarde.
• Unir comunidades para obtener información, conectar con sus compañeros y recopilar ideas.
• Crear encuestas rápidas.
• Visualización desde dispositivo móvil a través de la App.
• Implementar espacios de colaboración flexible para equipos de trabajo internos.

Además, se trata de una plataforma intuitiva y sencilla de manejar. Simplemente, accediendo en la web/app con los datos del correo empresarial estaríamos dentro de ella para empezar a sacarle el máximo rendimiento. Y es que, esta herramienta proporciona a la empresa beneficios muy positivos. A continuación, listamos algunos de ellos:

• Integración departamental: implementar Yammer como parte de la cultura de la empresa ayudará a que los miembros de los equipos, que previamente no se habían relacionado, interactúen entre sí, compartiendo contenidos o proyectos en los que poder colaborar.
• Almacenamiento digital: Yammer es un espacio virtual en el cual puedes compartir todo tipo de archivos, como presentaciones, imágenes, vídeos, links, etc. El impacto o repercusión que puede obtener una noticia o comunicación en la comunidad es mayor que si mandáramos un email a los empleados, ya que muchos de ellos están saturados de los correos electrónicos. Además, esta herramienta puede ser utilizada también como archivador de recursos internos de fácil accesibilidad.
• Ahorro de tiempo: disponer de un almacenamiento de estas características al alcance hará que se reduzca el tiempo de búsqueda de cualquier contenido que pueda estar en el correo electrónico o bien sobre papel impreso. A través de Yammer, consigues lo que estás buscando en cuestión de segundos.
• Transformación cultural: gracias al abanico de opciones que ofrece Yammer, la empresa puede llevar a cabo una transformación cultural debido a las posibilidades de interacción entre empleados que brinda. Todo ello contribuye a agilizar el trabajo diario, así como a crear una cultura de equipo con actividades tanto dentro como fuera de las tareas de desempeño diarias.

Además, debemos destacar que la propia herramienta está integrada en el paquete 365 junto con otras plataformas empresariales, como podría ser SharePoint.

En definitiva, Yammer reúne todas las características de una red social trasladada a un ámbito empresarial y diseñada para que los colaboradores puedan relacionarse entre sí, agilizando los procesos de la comunicación interna. Lo anteriormente expuesto se realiza con la finalidad de establecer una comunicación fluida y bidireccional dentro de una compañía, y así crear una comunidad que haga de ella un pilar más dentro de la empresa.

El estrés afecta al 28% de los trabajadores europeos y es uno de los aspectos más difíciles de atajar según la Agencia Europea para la Seguridad y Salud Laboral (EU-OSHA). Sin embargo, para combatirlo son muchas las empresas que han incorporado en sus oficinas una técnica de atención plena llamada mindfulness.

El mindfulness consiste en estar atento al momento actual, es la meditación del siglo XXI. Esta técnica de relajación, de origen indio, es capaz de reducir el estrés y la ansiedad y aumentar la concentración, incrementando el bienestar en el trabajo.

El tiempo medio recomendado para la práctica de esta técnica ronda los 30 minutos diarios con una temperatura optima que oscila entre 18-25 ºC.

Está demostrado que aumenta la empatía y la confianza, entre otros, por lo que repercute de forma positiva en las organizaciones y su productividad, mostrando mayor engagement, vitalidad y rendimiento. Realizar esta técnica en el trabajo también genera beneficios a nivel personal, ya que se ha vinculado con la regulación emocional y la salud mental.

A continuación, se explican algunos de los beneficios que produce la práctica del mindfulness al considerarlo un hábito saludable en el trabajo:

• Aumenta el bienestar del empleado fomentando comportamientos mas empáticos.
• Reduce el estrés, la ansiedad y el insomnio.
• Mejora el liderazgo, la productividad y la gestión del estrés.
• Ayuda a la claridad mental y la toma rápida de decisiones.
• Reduce el absentismo o los conflictos laborales.
• Aumenta el autocontrol y la capacidad para superar obstáculos.
• Desarrolla la inteligencia emocional, la concentración y la memoria.
• Eleva la flexibilidad cognitiva.
• Mejora el trabajo bajo presión o las situaciones complejas de incertidumbre.
• Fortalece la conexión interna de cada persona con sus valores.
• Mejora el trabajo en equipo y la comunicación entre compañeros.

La integración de esta técnica de relajación en el trabajo puede llevarse a cabo con ejercicios como:

• Antes de llegar al trabajo, es recomendable prestar atención a las sensaciones y señales del cuerpo, a la respiración, la postura, las tensiones, etc. para poder gestionarlas
• Al llegar al lugar de trabajo valorar cómo se encuentra ese día y cómo va a afrontar la jornada laboral.
• Una vez sentado en su puesto estudiar la postura correcta del cuerpo.
• Comer solo en ocasiones favorece la conexión consigo mismo.
• Es recomendable parar cada hora, durante unos tres minutos, para relajarse y continuar con atención plena.
• Al finalizar su jornada laboral, es necesario hacer una transición consciente, resaltando que ese día finalizó y estar dispuesto plenamente para las siguientes tareas al llegar a casa.
• Vivir cada momento como es y no como gustaría que fuera sirve para adaptarse mejor a lo que esta ocurriendo en cada momento.

Por todo esto, cada vez son más los profesionales con altos cargos que acuden en busca de programas que enseñan a desarrollar el liderazgo positivo y transformador. Un buen líder actualmente, debe estar capacitado para afrontar su propio estrés, estar atento a los continuos cambios, entornos complejos, etc. Este entrenamiento de mindfulness basado en el liderazgo atento y transformador está denominado mindful leadership.

En definitiva, se puede decir que el mindfulness consiste en atender el momento presente, observando tanto los fenómenos internos como externos. Esta atención plena en el trabajo se asocia con un rendimiento mayor en general y con conductas de seguridad y pro-organizacionales. El fin de esta práctica es conseguir calmar la mente, reducir la presión y el estrés para mejorar las habilidades sociales en el entorno.

Debido a la situación sanitaria vivida a raíz del Covid-19 y los confinamientos domiciliarios establecidos, las empresas actuaron inmediatamente y pusieron a disposición de los empleados todas las herramientas para que pudieran seguir desempeñando sus tareas desde casa. Actualmente, la situación va mejorando y vamos recuperando aquello que llamamos “la nueva normalidad”. En esta situación, los empleados están empezando a volver a la oficina, pero la pregunta de muchos es: ¿cómo llevar a cabo esa vuelta? La respuesta por parte de las empresas está siendo clara: modelo híbrido de trabajo.

Un modelo híbrido de trabajo implica una combinación en la forma de trabajar, un equilibrio entre el trabajo presencial y el trabajo de forma remota. No obstante, no hay un criterio común sobre el número de días que le corresponde a cada forma y es por ello que cada empresa lo está implantando de forma diferente. Algunas empresas han optado por trabajar 3 días a la semana en casa y dos en la oficina, otras han implantando el teletrabajo permanente con encuentros puntuales para tratar reuniones y mantener los vínculos, y también hay organizaciones que completan parte de la jornada laboral en la oficina y lo restante en casa.

Este modelo supone una gran oportunidad para los colaboradores, ya que mantiene las ventajas del teletrabajo sin renunciar a la calidad y cercanía de las relaciones de los miembros en los días de oficina, reforzando así el sentimiento de pertenencia a la compañía y grupo de trabajo.

Entre las ventajas que nos proporciona este modelo de trabajo, encontramos las siguientes:

• Adaptabilidad: este modelo está pensado para todos los empleados, tanto para los empleados más afines a trabajar en la oficina como los que prefieren hacerlo desde casa.
• Movilidad: esta fórmula consigue facilitar la movilidad a cualquier nivel, bien por problemas físicos como por falta de transporte público. Además del ahorro que puede suponer en tiempo de desplazamiento, evitando el tráfico en horas puntas en las grandes ciudades.
• Flexibilidad: permite una mejor conciliación familiar, pudiendo encontrar un equilibrio entre la vida personal y laboral. Además, facilita el apoyo del cuidado de personas dependientes. Todo ello contribuye a una mayor satisfacción por parte del empleado y eso se verá reflejado en una mejora de la productividad.
• Ahorro de costes: las empresas no tendrán la necesidad de disponer de espacios de trabajo con grandes dimensiones para albergar a todos los empleados debido a que no todos los empleados no coincidirán a la vez en la oficina.

Por otro lado, también podemos encontrarle desventajas a este nuevo modelo de trabajo, como las que comentamos a continuación:

• Desvinculación: trabajando desde casa perdemos todo el contacto directo con los compañeros de equipo. La falta de socialización puede suponer un problema de estrés para muchos colaboradores.
• Acondicionamiento: no todos los empleados disponen del espacio acondicionado para poder trabajar en buenas condiciones.
• Problemas de salud: el hecho de estar más tiempo en casa hace que aumente el sedentarismo y la fatiga visual, así como otros problemas de salud. Además, tener a nuestro alcance cualquier alimento puede hacer que comamos más de lo habitual y alimentos menos saludables.

En definitiva, los modelos de trabajo híbridos permiten a los empleados disponer de una mayor autonomía, tener una flexibilidad horaria y una conciliación entre la vida laboral y personal; y todo ello contribuirá a que los empleados estén más contentos y satisfechos en la compañía.

La metodología Scrum es un marco de trabajo o framework que se utiliza en los equipos para proyectos complejos en los que se necesita obtener resultados de manera rápida, donde los requisitos pueden estar poco definidos o ir cambiando. Por ello, entre sus objetivos principales, encontramos la aceleración del proceso, la rápida actuación ante posibles cambios y la realización de entregas periódicas del trabajo.

El origen del término Scrum se remonta a los años 80, cuando Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi comenzaron a estudiar y definir cuáles eran las conductas de trabajo en la empresa. Mientras que en el procedimiento tradicional los proyectos se realizan por unidad, con Scrum se divide el proyecto tanto que, hasta el proyecto más grande, se convierte en asequible.

Pertenece al tipo de metodologías agile, en las que se aplica un conjunto de buenas prácticas para trabajar en equipo y obtener el mejor resultado de un proyecto. Se basa en aspectos como la flexibilidad en la adopción de cambios, el factor humano o la constante interacción con el cliente.

Scrum anima a los equipos a aprender mediante experiencias, a autoorganizarse, a priorizar y a reflexionar sobre las victorias y derrotas, permitiendo una mejora constante.

Las principales características de este sistema son:

• Transparencia: todos los empleados conocen íntegramente lo que ocurre en cada proyecto y así se genera una visión global del mismo. Existe un feedback continuo.
• Inspección: frecuentemente se revisa el progreso del proyecto por miembros del equipo para detectar posibles problemas. Esta inspección es únicamente una forma de saber que el trabajo y el quipo funcionan.
• Adaptación: es la clave para conseguir el éxito de proyectos complejos junto a la innovación y la flexibilidad.

En cualquier ámbito, los roles que adquiere cada persona marcan la diferencia, y en la modalidad Scrum se pueden encontrar 3 roles que ayudan a entender su funcionamiento:

• Product Owner: es la persona “dueña del producto” o más bien conocida como “la voz del cliente”. Se debe encargar de cumplir los objetivos, trasladar la visión al grupo y resolver cualquier duda. Por lo tanto, es responsable, entre otras cosas, de garantizar la existencia de una comunicación clara sobre el producto. En el equipo solo hay un Product Owner.
• Scrum Master: es la persona que lidera al equipo. Se encarga de guiarlo para que cumpla reglas. Es el rol responsable de asegurar un ambiente de trabajo productivo para el equipo y así protegerlo de influencias externas, despejar los obstáculos y garantizar que se cumplan los principios, aspectos y procesos de la metodología Scrum. Además, gestiona la resolución de problemas dentro del proyecto y aconseja al Product Owner para maximizar el ROI (Return On Investment, una métrica usada para saber cuánto gana la empresa a través de sus inversiones).
• Scrum Team: es la figura clave porque la forma el equipo de técnicos que tienen los conocimientos para desarrollar y entregar los proyectos al cliente. Es necesaria una buena coordinación de grupo para trabajar con la máxima eficacia. El tamaño recomendable de un equipo Scrum varía entre 6 y 10 miembros.

Como todas las metodologías de desarrollo, el uso de las mismas conlleva una serie de ventajas e inconvenientes. Entre las ventajas mas destacables se encuentran:

• Mejora el trabajo en equipo y la cooperación, ya que los usuarios pueden participar en todas y cada una de las etapas del proyecto y proponer ideas y soluciones.
• Al dividir en bloques el proyecto, esto permite al cliente tener datos de resultados periódicamente sin la necesidad de esperar al final para ver el resultado.
• Ayuda a gestionar los flujos de trabajo y a mejorar la productividad.
• Gracias a su flexibilidad y la reducción de riesgos, las expectativas del cliente se cumplen sin problemas.

Sin embargo, también cuenta con algunas pequeñas desventajas:

• El éxito de una metodología así suele funcionar en equipos reducidos.
• Requiere una definición clara de las tareas y los plazos.
• Para utilizar este tipo de metodología es necesario contar con una alta cualificación o formación.

En definitiva, la metodología Scrum es una metodología ágil que hace énfasis en el trabajo en equipo, donde la definición de los objetivos es fundamental.

Scrum está reconocida como la metodología ágil más prestigiosa internacionalmente en el sector empresarial. Los mejores equipos de desarrollo de software en la actualidad utilizan este método para optimizar y mejorar los procesos de trabajo, ofreciendo mejor calidad en los productos finalesUn claro ejemplo de éxito utilizando este procedimiento es Spotify, con el que consiguieron descubrir y entender las necesidades reales de los clientes y realizaron un excelente trabajo en equipo de coordinación en la empresa.