LAS CLAVES DEL SMART WORKING 

El Smart Working se ha convertido en una de las tendencias más rompedoras en lo que se refiere a modelos de gestión de personas. Sin embargo, según los últimos datos del INE, en España sólo el 27% de las empresas utilizan este método de trabajo. Para los expertos, esta técnica será una de los más implementadas durante el 2019.

¿Qué se considera Smart Working?

Muchos asocian el Smart Working exclusivamente con el teletrabajo, pero este modelo va más allá. A diferencia del teletrabajo, el Smart Working se apoya en aquellas TIC que le permiten tener un mayor grado de autonomía y ser más eficaz.

¿Su objetivo? Mejorar la conciliación de la vida laboral y familiar, y por tanto, retener el talento dentro de la empresa.

Para poder entender el Smart Working tenemos que hablar de las claves en las que se basa:

• Trabajo a distancia o desde diferentes espacios dentro de la empresa.
• Uso de nuevas tecnologías. Gracias a Internet podemos acceder a en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Flexibilidad horaria. La organización del horario conlleva la conciliación de la vida laboral con la vida personal.
• Movilidad. La posibilidad de trabajar en cualquier lugar o, moverse de espacio físico de trabajo dentro de la propia empresa.

Ventajas y desventajas 

Este nuevo modelo de trabajo que une tecnología y trabajo a distancia presenta varias ventajas e inconvenientes:

• Su principal ventaja está en la posibilidad de conciliar la vida laboral y personal, así como establecer unos horarios propios de trabajo o realizar las tareas en un lugar distinto al del puesto físico de trabajo. Por otro lado, el Smart Working favorece la motivación y satisfacción de los empleados.
• Sin embargo, el Smart Working presenta algunas desventajas. La más destacada es que supone un reto y la necesidad de un cambio sustancial de mentalidad tanto para las empresas como para los trabajadores. Por parte de las compañías, éstas han de aportar la formación tecnológica adecuada a sus equipos para que desempeñen óptimamente sus funciones y proporcionar un fácil acceso a dichas herramientas. Por parte de los trabajadores, estos deberán ser capaces de auto-gestionar su trabajo, contar con la formación y capacitación tecnológica adecuada para manejar estas herramientas y mantener una comunicación fluida con su equipo.
• Además, es posible que se incrementen las distracciones, el aislamiento de los equipos, y la falta de jerarquía debido a la ausencia de supervisión directa por parte de los responsables.
• Por último, la ausencia de legislación o de un marco regulador sobre el Smart Working presenta un obstáculo para aquellas compañías que quieran implementar este método de trabajo.

Podemos concluir que la transformación digital ha cambiado, no sólo la forma de relacionarnos entre nosotros y con el entorno, sino que además ha transformado la forma de entender el trabajo hacia modelos de gestión más dinámicos que fidelizan el talento en las compañías. Este es el caso del Smart Working, que ha irrumpido con fuerza en los últimos años pero que a la vez necesita del esfuerzo conjunto tanto de empresas como de empleados y de la creación de un marco regulador que permita que sea un método eficaz y seguro para desempeñar el trabajo desde cualquier lugar.

Varios estudios realizados demuestran que aprovechar de forma productiva los largos desplazamientos al trabajo, pueden evitar problemas como trastornos del sueño, estrés, conflictos familiares e incluso accidentes "in itinere".

Los datos hablan por sí solos: en EE. UU, los datos oficiales señalan que "cada minuto que se pasa en el viaje está asociado con una reducción de 0,02 minutos en el tiempo para hacer ejercicio, 0,03 minutos menos para cocinar y 0,22 minutos menos de sueño".

La realidad no es más optimista en nuestro país, donde varios estudios confirman que los españoles dedican de media 57 minutos diarios en ir y volver al centro laboral, un tiempo que aumenta significativamente en las grandes ciudades.

Para que ir y volver del trabajo no se convierta una experiencia que afecte negativamente a nuestra salud física y mental, los expertos recomiendan varias formas de hacer más seguros y útiles estos tiempos de desplazamiento.

Veamos cuáles son.

Saca provecho de los desplazamientos

Según los expertos, la clave para que los traslados al trabajo sean saludables estaría en la forma en que se utiliza el tiempo. Aprovechar los desplazamientos para organizar nuestras tareas del día, leer, o simplemente desconectar de las obligaciones familiares y laborales es una manera de usar eficazmente el tiempo que disponemos para trasladarnos, y que este sea un tiempo de calidad para nosotros.

Para Jachimowicz, coautor Commuting With A Plan, el simple acto de hacer una planificación mental durante el tiempo de desplazamiento o hacer algo que nos proporcione satisfacción supone una gran diferencia, ya que nos hace sentir menos estrés o agotamiento a lo largo de la jornada laboral.

Si conduces hasta el trabajo debes extremar la precaución para evitar distracciones, sin embargo, puedes amenizar el viaje de varias formas sin dejar de poner los cinco sentidos en la carretera.

Un ejemplo sería escuchar nuestro programa de radio favorito, ese disco que acabamos de comprar o disfrutar de la lectura a través de un audiolibro. Todo esto será útil y seguro siempre y cuando tengamos los dispositivos adecuados a nuestra disposición y no afecte a la conducción.

Si por el contrario usas el transporte público a diario para ir a trabajar, teniendo en cuenta que la media de desplazamiento española es de 25 a 60 minutos, los traslados pueden convertirse en un momento ideal para aprender idiomas a través de una aplicación móvil, preparar las tareas de la jornada o ponerse al día de las noticias en los diferentes medios de comunicación.

Evita los accidentes "in itinere"

Los últimos datos sobre este tipo de accidentes de la Dirección General de Tráfico fueron recogidos en 2013 y son contundentes: más de 835 españoles perdieron la vida entre las 7 de la mañana y las 20 horas de la tarde (horario propio de la actividad laboral).

¿Qué se considera un accidente “In itinere”?

Su definición legal según la Ley General de la Seguridad es la siguiente: “se entiende por accidente de trabajo toda lesión corporal que el trabajador sufra con ocasión o por consecuencia del trabajo que ejecute por cuenta ajena […] Tendrán la consideración de accidentes de trabajo los que sufra el trabajador al ir o al volver del lugar de trabajo”.

Es muy importante saber que para que este tipo de accidentes sea considerado como “in itinere”, debe cumplir varias condiciones:

• El accidente ha de producirse en el trayecto habitual entre el domicilio y el lugar de trabajo.
• El motivo del desplazamiento debe ser exclusivamente laboral.
• El accidente debe producirse dentro del período de tiempo que se invierte en realizar el trayecto habitualmente.
• El medio de transporte utilizado ha de ser el adecuado y que no implique una situación de riesgo o prohibida por la empresa.

¿Cómo podemos evitar los accidentes "in itinere"?

Según los expertos hay varias formas de evitar este tipo de accidentes:

• Mantenernos actualizados en las últimas noticias y normas de seguridad vial.
• Si usamos el coche debemos asegurarnos de que se encuentra en perfecto estado.
• Evitar las distracciones al volante como el uso del teléfono móvil, libros, etc.
• Dormir adecuadamente (mínimo 8 horas).
• Huir de las prisas al salir de casa, tanto a pie como en nuestro vehículo.
• Al utilizar el coche debemos esquivar las horas punta de tráfico y aquellas rutas que se encuentren en mantenimiento u obras, en la medida de lo posible.

¿Y tú como vas al trabajo?

En la actualidad, las organizaciones son muy conscientes de que el lugar de trabajo influye directamente en el bienestar y la productividad de sus empleados.

Por ello, sólo aquellas compañías flexibles que integren los cambios de la sociedad actual como la digitalización y la necesidad de retener el talento millennial dentro de su organización, lograrán permanecer en el mercado.

Ante este nuevo escenario, una de las necesidades que se imponen para las empresas es un cambio de mentalidad que implique romper con los esquemas del espacio físico de trabajo.

Entre los nuevos formatos, el Open Space es uno de los más exitosos gracias a su distribución abierta que fomenta la comunicación y acaba con la división clásica y jerarquizada más tradicional.

VENTAJAS DEL OPENSPACE VS ESPACIO DE TRABAJO TRADICIONAL

La idea de crear un espacio físico abierto dentro de la organización nació en Hamburgo durante los años 50, fruto de la necesidad arquitectónica de romper las barreras físicas de los departamentos para favorecer la comunicación entre los mismos.

Fue en los años 80 cuando los consultores Harrison Owen y David Belisle hablaron de una “transformación de la organización”, a través de un documento en el que se hablaba de un sistema de trabajo donde pudieran interactuar un gran número de personas: el Open Space Technology.

A partir de este momento, el formato Open Space comienza a cobrar gran importancia entre las principales multinacionales para dar respuesta a un nuevo modelo de sociedad, cada vez más dinámica y digitalizada en la que se imponía la interacción y la supresión de las clásicas jerarquías.

A día de hoy es un modelo que se impone en un gran número de empresas nacionales e internacionales (en España lo implementan más de un 56% de las compañías). Recientes estudios señalan que la distribución abierta del lugar de trabajo puede incrementar hasta en un 30% la productividad.

Nos preguntamos, ¿Cuáles son las razones de su éxito?

• Una de las claves de su éxito es la capacidad que tiene de fomentar la comunicación entre departamentos y colaboradores.

• El formato abierto proporciona, además, la posibilidad de captar y retener el talento más joven dentro de la empresa.

• Influye en el grado de compromiso del empleado, al mejorar notablemente su estado de bienestar dentro de la organización.

• Potencia el trabajo colaborativo poniendo en contacto a los empleados con los proyectos de otros colaboradores.

• La convivencia intergeneracional dentro de la compañía mejora gracias a la facilidad de intercambio y comunicación entre los empleados.

• El espacio abierto también fomenta la movilidad física de los trabajadores, influyendo directamente en su salud y bienestar físico.

• Gracias a su diseño abierto, las relaciones jerárquicas se “suavizan” ante la desaparición” de los despachos y cubículos cerrados.

NUEVOS RECURSOS PARA FOMENTAR LA COMUNICACIÓN

El formato Open Space no sólo demanda un espacio físico abierto. Sino que además exige un cambio radical en cuanto a la mentalidad dentro de la organización. Una de las necesidades básicas para que se produzca este cambio es fomentar las relaciones interpersonales, el aprendizaje y la comunicación entre los equipos.

Para ello es necesario incorporar nuevas herramientas dentro de este espacio, que expandan las posibilidades de comunicación de forma dinámica y que creen nuevas experiencias como la interactividad o la realidad aumentada. A día de hoy, estas herramientas se han vuelto imprescindibles para una acertada comunicación corporativa.

Un buen ejemplo son las pizarras virtuales, un recurso innovador a la hora de compartir conocimientos o realizar presentaciones en grupo y que, a su vez, potencian el trabajo colaborativo.

Si algo queda claro en cuanto a los espacios de trabajo abiertos, es que la supresión de barreras físicas se refleja en aspectos tan sustanciales para una organización como el aumento de la productividad, la optimización de costes, el desarrollo efectivo del trabajo, la retención del talento o la mejora de la comunicación entre los miembros de la organización.

Gracias a los procesos de expansión internacional de las compañías, la movilidad de los trabajadores de grandes empresas multinacionales al extranjero ha aumentado en los últimos años de forma considerable.

Según el Employee Mobility Solutions EMS, estudio que analizó las tendencias en torno a movilidad de empleados durante el 2017, la movilidad a destinos emergentes como Asia y Oriente Medio, Europa y EE.UU se ha incrementado sustancialmente. ¿Cuáles son las razones de este aumento?

VENTAJAS DE LA MOVILIDAD INTERNACIONAL PARA EMPRESA Y EMPLEADO

Para averiguar cuáles son las razones del incremento de la movilidad internacional de empleados, hemos de apuntar a sus ventajas. Las políticas de movilidad internacional de las compañías están siendo claves para mantener la competitividad de las empresas. Una de las razones es que permite captar y retener el mejor talento, así como establecer buenas relaciones empresariales con en el país receptor.

Para el área de RRHH, enviar empleados cualificados a otros países es una vía para desarrollar sus conocimientos y transmitir la cultura de la empresa, pero también para recibir lo aprendido por ellos una vez regresen a su país de origen.

En cuanto al empleado, las ventajas son significativas, ya que trasladarse al extranjero es percibido como un “salto” cualitativo en su carrera que le permitirá crecer personal y profesionalmente. Asimismo, muchos trabajadores lo consideran como un acto de reconocimiento por parte de la empresa, que le permitirá desarrollar una serie de capacidades y aptitudes de cara a una promoción profesional futura, además de la posibilidad de conocer otras culturas y perfeccionar el idioma.

SITUACIÓN ACTUAL DE LA MOVILIDAD

En un reciente encuentro entre expertos sobre movilidad internacional, Javier Ruiz de Azcárate, presidente de Catenon, destaca un aspecto fundamental: “la velocidad a la que se producen los cambios en la movilidad laboral a nivel mundial, ya que todos los países necesitan estar fichando gente de otros territorios, existe una demanda de talento global”. El presidente de Catenon, señala además que “la rotación del personal cualificado expatriado ha pasado de los 5,6 años de media en 2008 a los 3 años de 2015”.

Durante este mismo encuentro, el experto de Baker McKenzie, Carlos de la Torre, afirmó que el talento “se concentra mucho en India, EE.UU, Canadá y Australia, habiendo una necesidad de localización del mismo allí donde esté, debido a los efectos demográficos que se dan en ciertos mercados laborales como es el envejecimiento de la población en la Unión Europea”.

Podemos concluir que existe una tendencia actual en las grandes compañías multinacionales para facilitar la movilidad internacional entre sus empleados. Es el caso de GENERALI, cuya presencia en más de 60 países proporciona a sus empleados la oportunidad de experimentar el sector de los seguros a través de proyectos y retos en los que se colabora con compañeros de todo el mundo. Experimentar la vida en Milán, Nueva York, Tokio, Dubai o París es ya una realidad con la que muchos de sus empleados están adquiriendo una sólida experiencia internacional.