5 CLAVES PARA APROVECHAR LA JORNADA DE TRABAJO

Correr arriba y abajo para realizar una tarea, trabajar más y más horas, o permanecer estresados la mitad de la jornada laboral… son solo algunos de los errores que cometemos cuando llevamos a cabo una mala gestión del tiempo de trabajo.

Este es un problema que no solo afecta a la productividad de la empresa, sino que además impacta directamente en nuestro bienestar dentro de la compañía.

En nuestro país, los datos son reveladores. Según los últimos estudios de OBS Business School el 55% de la jornada laboral en España es improductiva, y tal como afirma el Estudio de Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles de Workmeter, los empleados dedican una media de 38 minutos al día en actividades consideradas como no productivas por la empresa.

¿CÓMO PODEMOS HACER MÁS PRODUCTIVO NUESTRO TIEMPO DE TRABAJO?

Los expertos en RRHH nos dan varios consejos:

1. ELABORAR UNA LISTA DE TAREAS DIARIA: Realizar una lista diaria de tareas nos permite tener una visión global del trabajo pendiente. Plantéate objetivos realizables y fija un tiempo de ejecución a corto, mediano y largo plazo. Dentro de esta lista es muy importante priorizar y llevar a cabo las tareas más urgentes primero.
2. CONCENTRARSE EN UNA TAREA Y EVITAR LAS DISTRACCIONES: Al contrario de lo que se suele hacer, los expertos recomiendan evitar el multitasking y concentrarse en una sola tarea evitando distracciones. Para ello, es clave identificar todos aquellos factores que distraen y dejarlos de lado hasta que terminemos las tareas.
3. TOMARSE LOS DESCANSOS NECESARIOS Y PONER LÍMITES: Abarcar más de lo que podemos o dedicarle más tiempo del necesario a una tarea aumenta el estrés y el cansancio, lo que puede frenar la consecución de nuestros objetivos. También es necesario poner límites y ser consecuentes con las tareas que sí podemos llevar a cabo, y cuales no.
4. REDUCIR EL VOLUMEN DE REUNIONES SEMANALES. Según datos de Workmeter, del tiempo total que pasamos en reuniones el 61% corresponden a reuniones programadas y el 39% a reuniones imprevistas. Por ello debemos intentar que las reuniones sean más cortas o que se puedan llevar a cabo de forma alternativa sin necesidad de reunirse físicamente.
5. DELEGAR TAREAS: Es importante hacerse esta pregunta: “¿Tengo necesariamente que Llevar a cabo esta tarea o la puede realizar alguien tan bien (o mejor) que yo?”. Para ser más productivo en la empresa es importante saber delegar el trabajo, de manera que sea útil para todos.

VENTAJAS DE UNA BUENA GESTIÓN DEL TIEMPO

Cuando somos capaces de gestionar bien nuestro tiempo de trabajo, son muchas las ventajas que se obtienen, no solo a nivel laboral, sino también a nivel personal:

• Incrementa el nivel de autoconfianza en el desempeño profesional.
• La experiencia con el cliente es más positiva y confía más en la empresa.
• La productividad de la compañía se multiplica.
• Proporciona una sensación de control personal y laboral.
• Permite la consecución rápida de los objetivos y anticiparse a los imprevistos.
• Las tareas prioritarias se llevan a cabo de forma efectiva.
• Se reduce el estrés y la ansiedad.
• Ayuda a definir aquellas tareas que debemos delegar.
• Ayuda a que el resultado de nuestro trabajo sea valioso y de calidad.
• Aumenta el bienestar y la satisfacción personal del empleado dentro de la compañía.

¿Y tú como gestionas tu tiempo?

El mundo está evolucionando muy rápido y la innovación se ha convertido en una de las piezas fundamentales para aquellas empresas que desean permanecer en el mercado.

Sin embargo, la innovación sigue siendo un proceso cerrado en muchas organizaciones (casi secreto) al que muy pocos empleados tienen acceso. Aquí es donde el employee innovation puede acabar con esta situación. El employee innovation parte de la premisa de que las empresas deben ser más creativas y adaptarse a los nuevos tiempos a través de la implementación de modelos más rompedores.

Veamos en qué consiste.

¿QUÉ SE ENTIENDE POR EMPLOYEE INNOVATION?

El employee innovation hace referencia a todas aquellas ideas innovadoras, críticas y sugerencias de los empleados que pueden hacer que las organizaciones mejoren sus procesos creativos y se adapten a los cambios de una sociedad en permanente transformación.

Además, el employee innovation es una eficaz herramienta de employer branding, ya que las personas que forman parte de la compañía se sienten escuchadas e involucradas en el proyecto de su empresa, aumentando así su motivación y productividad.

¿CÓMO FOMENTAR LA INNOVACIÓN ENTRE LOS EMPLEADOS?

Según los expertos, existen determinadas formas de inspirar la innovación entre los colaboradores de una empresa:

1. Crear una cultura organizacional en la que los empleados pueden expresar sus opiniones. Si un empleado siente que no va a ser juzgado al expresar su opinión será más sencillo que este aporte sus ideas.
2. Practicar el brainstorming. Una "lluvia de ideas" no solo recopilará grandes sugerencias y propuestas sino que además puede servir como descanso de las tareas diarias.
3. Asignar una tarea determinada a un equipo diferente. ¿Por qué? La explicación es sencilla. Cuando las personas llevan mucho tiempo haciendo lo mismo, llegan a automatizar el trabajo diario, sin embargo, cuando se les propone una nueva tarea los profesionales salen de su zona de confort y aumentan su creatividad.
4. Utilizar el think and draw o design thinking (Pensar y dibujar). Hacer visibles las ideas dándoles formas gráficas es una de las formas más eficaces de fomentar la innovación en las organizaciones actuales. Plasmar visualmente nuestras ideas estimula la mente de una forma mucho más rápida.
5. Fomentar el pensamiento en equipo. Compartir conocimientos, experiencias y pensamientos en equipo no solo favorece la colaboración entre sus miembros, sino que además permite que las ideas fluyan de una forma mucho más sencilla.

Sólo aquellas empresas que producen innovaciones a todo nivel y que tienen una rápida adaptación a los cambios pueden sobrevivir. Para conseguirlo, las compañías deben dejar que los empleados expresen sus ideas y sugerencias, así como facilitar un espacio y un tiempo concreto para que puedan hacerlo, es una de las claves para potenciar la innovación dentro de las organizaciones.

En el caso de GENERALI, la innovación se fomenta entre sus trabajadores a través del concepto open space, que hace más fácil la colaboración entre equipos y el flujo constante de ideas. También se potencian las ideas creativas a través del idearium, un espacio físico donde los empleados pueden aportar sugerencias innovadoras y por último con el buzón de sugerencias, donde los colaboradores pueden expresar todas sus propuestas de mejora.

En plena época de cambios, el liderazgo dentro de las compañías ha de ser una garantía de solidez. El líder actual tiene que proporcionar al equipo un contexto en el que los empleados estén alineados con la cultura de la empresa. Además, el líder debe extraer lo mejor de sus colaboradores, potenciando sus fortalezas y aprovechando su talento.

Dentro de este entorno de transformación, las compañías necesitan líderes ágiles que puedan ejercer su liderazgo bajo condiciones de cambios muy rápidos y complejos.

¿QUÉ CARACTERIZA A UN "LÍDER ÁGIL"?

• Aporta soluciones creativas ante los obstáculos y dificultades.
• Motiva y empodera a sus equipos.
• Lidera en un entorno de complejidad y cambios rápidos.
• Tiene conocimiento prácticas “ágiles” de liderazgo.
• Es un facilitador del cambio organizacional.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPIOS DEL LIDERAZGO ÁGIL?

• Construir comunidades colaborativas. El líder ágil crea grupos de trabajo en los que predomina la colaboración y la confianza y facilita los medios necesarios para que estos puedan trabajar de forma eficiente y autónoma. Además, este tipo de liderazgo entiende que el respeto y la humildad deben formar parte de un ambiente de trabajo positivo.
• Liderar con el ejemplo. El liderazgo Ágil impulsa el cambio e inspira a los demás desde el ejemplo. Los líderes que inspiran a sus equipos trabajan primero en ellos mismos antes que en los demás.
• Fomentar el feedback. Los líderes ágiles lideran sus equipos solicitando feedback constructivo de sus colaboradores y compañeros. Así mismo, los líderes ágiles dan ejemplo a sus equipos cuando dan un feedback útil, efectivo y respetuoso.
• Crear un propósito común. Un Líder Ágil se enfoca en propósito común a partir de los valores y sentimientos de sus compañeros para alinearlos y traducirlos en acciones.
• Confiar en los miembros del equipo:Los equipos de trabajo ágiles deben confiar en todos sus miembros. En este caso, los líderes deben fomentar la confianza dando la autonomía necesaria al equipo para que elija la manera más adecuada para cumplir con los objetivos.
• Reconocer las emociones como medio para lograr el potencial de los empleados.  Los líderes ágiles entienden que la emoción es una de las partes más importantes del ser humano y por ello, cuando son tenidas en cuenta, los trabajadores pueden lograr desplegar todo su potencial y creatividad.
• Empoderar a los colaboradores. El liderazgo ágil reconoce que el empoderamiento no es un concepto negativo, sino que responde a un contexto actual de cambio en el que se necesitan empleados y colaboradores que desplieguen todo su talento a la hora de trabajar.
• Escuchar todas las ideas. Un liderazgo ágil escucha y da el tiempo necesario a los equipos de trabajo para escuchar sus pensamientos e ideas de mejora, sea cual sea su status o condición dentro de la empresa. Aunque muchas de estas ideas no serán utilizadas, la creatividad que surge cuando se escuchan todas las propuestas ayudará al líder ágil a tomar las mejores decisiones.

Podemos concluir, que las organizaciones actuales se enfrentan a grandes desafíos para sobrevivir en un mundo competitivo que se transforma a gran velocidad. Por ello, los líderes de los equipos deben entender que es absolutamente necesario promover cambios contundentes dentro de la cultura de las compañías.

Los equipos bajo un liderazgo ágil se convierten en un ejemplo de modelo de trabajo colaborativo, eficaz y orientado a la consecución de objetivos. Pero para que estos equipos tengan éxito, es necesario que se produzca un cambio real en la manera de liderar para aplicar esta metodología de una forma efectiva.

“Dos cabezas piensan más que una” decía Richard Branson, fundador de Virgin. A Branson no le sobraba razón. Dentro de un entorno empresarial cada vez más exigente, rápido y cambiante, trabajar eficazmente en equipo hace que los logros de las empresas se multipliquen, aumentando su productividad y mejorando su imagen frente a los clientes.

Por ello, cuando todos los participantes de un equipo de trabajo son responsables de los objetivos a conseguir, es mucho más sencillo que la organización alcance sus metas.

A continuación desvelamos las 5 claves fundamentales para que el trabajo en equipo funcione eficazmente dentro de la organización:

VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO

Entre las ventajas más destacadas del trabajo en equipo se encuentran:

• Aumenta la productividad. Cuando los equipos de trabajo funcionan correctamente, se optimizan los recursos, se ahorra mucho tiempo y se abaratan los costes.
• Surgen ideas innovadoras. En un equipo de trabajo diverso y coordinado es más fácil que se aporten múltiples ideas innovadoras y en muchas ocasiones, se plantean opciones más creativas que con el trabajo individual.
• Aumenta el grado de compromiso y la motivación de los trabajadores. Cuando los empleados sienten que sus opiniones e ideas son escuchadas y tomadas en cuenta, aumenta la motivación y el compromiso de estos con la organización.
• Favorece un buen clima laboral. De esta manera, es mucho más sencillo atraer y fidelizar el talento dentro de la empresa.

CLAVES PARA MEJORAR EL TRABAJO EN EQUIPO

Según el libro La era ágil de Stephen Denning, los líderes pueden promover las siguientes prácticas para facilitar el trabajo en equipo:

• Respetar la diversidad: El equipo debe estar formado por personas de diferentes disciplinas y capacidades. Si cada uno es especialista en un área, todos aportarán un gran valor a la empresa.
• Respetar la autonomía de cada trabajador: Cuando se trabaja en equipo, no hay que dejar de lado el desarrollo de las habilidades individuales de cada empleado, ya que una vez que se definen las tareas de cada uno, los líderes decidirán como llevarán a cabo su trabajo, lo cual es fundamental para aumentar el compromiso del trabajador.
• Realizar un seguimiento de las tareas diarias: Reunir a diario al equipo brevemente para hablar sobre las tareas pendientes e identificar posibles obstáculos es fundamental para asegurar el correcto desempeño de las tareas asignadas.
• Comunicación y feedback: Todos los miembros del equipo han de ser libres para expresar y comunicar sus dudas e ideas. Además, la información ha de ser transparente, ya que la transparencia ayuda a mejorar la comunicación entre todas las partes. Una vez finalizada una tarea es importante que el líder del equipo traslade a sus miembros su feedback, tanto individual como colectivamente.
• Fomentar la responsabilidad y el compromiso de todas las partes. El éxito y el fracaso son responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de un equipo de trabajo. Un buen líder se encargará de que los errores y los aciertos sean compartidos.

El trabajo en equipo no solo aprovecha el talento de los empleados, sino que además, construye una fuerza común que hace que sea más sencillo alcanzar los objetivos de la organización.

Por ello, podemos concluir con el hecho de que las empresas que quieran evolucionar dentro de un entorno competitivo deben hacerlo con equipos de trabajo multidisciplinares que ayuden a mejorar la eficiencia y la productividad de la organización.